TÜRK TİCARET KANUNU’ NA GÖRE ANONİM ŞİRKETLERDE BİLÂNÇONUN OLUŞUM SÜRECİ GİRİŞ İşletmeler ekonomik hayatın en küçük iktisadi birimleridir. Bu işletmelerden bazıları hukuki yapılanma sürecinde anonim şirket türünde kurulmaktadırlar. Büyük tutarda sermaye ile ve çok ortaklı olarak kurulan anonim şirketler , ekonomik hayatın dinamikleri içinde çok önemli bir fonksiyona sahiptirler. Bu şirketlerin iyi yönetilmesi ve yöneticilerin basiretli olması asıldır. Türk Ticaret Kanunu’ nun yönetim kurulu üyelerine ve denetçilere yüklediği çeşitli görevler vardır. Ancak bu yasal görevlerden çok daha önce, özenli bir anonim şirket yöneticisinin ve denetçisinin sahip olması gereken sadakat borcu ve özen gösterme görevi başlıca görevidir. Anonim şirketlerin mali bilgilerinin özetlendiği ve yönetim kurulunca hazırlanan bilanço ve gelir tablosunun anonim şirketin gerçek mali durumunu göstermesi gerekmektedir. Faaliyet dönemi sonunda bilançonun düzenlenmesi ile birlikte Türk Ticaret Kanunu’ na göre aşağıda prosedürleri açıklanan oluşum – onanma - ibra - sürecinin de yaşanması gerekmektedir. 1- ENVANTER Türk Ticaret Kanunu ( TTK ) madde 73’ e göre; Envanter çıkarmak; saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları kesin bir şekilde ve ayrıntılı olarak tesbit etmektir. Mevcutlar, alacaklar ve borçlar işletmeye dahil iktisadi kıymetleri ifade eder. Envanter esas itibariyle defter üzerine çıkarılır. Ancak, faaliyetlerinde geniş ölçüde ve çeşitli mal kullanan büyük işletmeler, envanterlerini listeler halinde düzenleyebilirler. Bu durumda envanter defterine listeler muhteviyatı özet olarak kayıt edilir. 2- BİLANÇO TTK. madde 74’ e göre; Bilanço; envanterde gösterilen kıymetlerin tasnifli ve karşılıklı olarak değerleri itibariyle düzenlenmiş özetidir. Bilançonun aktif tablosunda , mevcutlarla alacaklar ve varsa zarar, pasif tablosunda; borçlar gösterilir. Aktif toplamı ile borçlar arasındaki fark, tacirin işletmeye tahsis ettiği ana sermayeyi oluşturur. Ana sermaye de pasif tablosuna kayıt edilir ve bu suretle aktif ve pasif tablolarının toplamları denkleşir. Yedek akçeler ve kar ayrı gösterilseler dahi, ana sermayenin unsurlarıdır. 3- ENVANTER ÇIKARILMASINDA VE BİLANÇONUN DÜZENLENMESİNDE AÇIKLIK VE DOĞRULUK İLKELERİ TTK. madde 75’ e göre; İlgililerin; işletmenin ekonomik ve mali durumu hakkında mümkün olduğu kadar doğru bilgi edinebilmeleri için, envanter ve bilançoların ticari esaslar gereğince eksiksiz, açık ve kolay anlaşılır bir şekilde ülkenin milli para birimine göre düzenlenmesi gerekmektedir. Bütün aktifler, bilanço gününde işletme için haiz oldukları en çok değer üzerinden kayıt edilirler. Borsada kote edilen emtia ve kıymetler o günün borsa rayicine göre ve tahsil edilemeyen veya ihtilaflı bulunanlar hariç olmak üzere, bütün alacaklar da itibari tutarlarına göre hesab edilir. Pasifler, özellikle bütün borçlar, şarta bağlı veya vadeli olsa bile, itibari değeri üzerinden hesaba geçirilir. Ticaret şirketleri ile ticaret kurumlarının envanter ve bilançoları hakkındaki özel hükümler saklıdır. 4- ANONİM ŞİRKETLERDE ORGANLAR TTK. madde 269’ a göre; Anonim şirket, bir ünvana sahip, esas sermayesi muayyen ve paylara bölünmüş olan ve borçlarından dolayı yalnız malvarlığı ile sorumlu , ortaklarının sorumluluğu , taahhüt etmiş oldukları sermaye payları ile sınırlı bulunan şirkettir. 40- Yönetim Kurulu Anonim şirket, yönetim kurulu tarafından idare ve temsil olunur. Yönetim kurulu, anonim şirketin ana sözleşmesiyle tayin edilmiş veya genel kurul kararıyla pay sahibi ortaklardan seçilmiş en az üç kişiden oluşmaktadır. Ancak pay sahibi olmayan kimseler , yönetim kurulu üyesi seçildikleri takdirde bunlar pay sahibi - ortak - sıfatını kazandıktan sonra görev yapabilirler. Anonim şirketin tüzel kişi ortağının bulunması durumunda , söz konusu tüzel kişi ortağın temsilcisi yönetim kurulu üyesi seçilebilmektedir. Yönetim kurulu üyeleri, en çok üç yıl süreyle seçilirler. Ana sözleşmede aksine hüküm bulunmadığı takdirde, üç yılın sonunda görev süreleri sona eren üyeler tekrar yönetim kuruluna üye olarak seçilebilirler. Yönetim kurulu üyeleri ana sözleşme ile tayin edilmiş olsalar dahi, genel kurul kararıyla görev süreleri sona ermeden azledilebilir. Yönetim kurulu üyeleri her yıl aralarında görev dağılımı yaparak, yönetim kurulu başkanını ve başkan vekilini seçer. Yönetim Kurulunun Görevleri : 1- Şirketin Mali Durumunun Bozulması Halinde ( TTK.md.324 ) Son yıllık bilançodan esas sermayenin yarısının karşılıksız kaldığı anlaşılırsa, yönetim kurulu derhal toplanarak durumu genel kurula bildirir. Şirketin mali yönden durumunun bozulduğu ve aciz halinde bulunduğu şüphesine neden olan belirtiler mevcutsa yönetim kurulu, aktiflerin satış fiyatları esas olmak üzere bir ara bilançosu tanzim eder. Esas sermayenin üçte ikisi karşılıksız kaldığı takdirde, genel kurul bu sermayenin tamamlanmasına veya kalan üçte bir sermaye ile yetinilmesine ve buna bağlı olarak şirketin devamına karar vermediği takdirde şirket feshedilmiş sayılır. Şirketin aktifleri, şirket alacaklılarının alacaklarını karşılamaya yetmediği takdirde yönetim kurulu bu durumu derhal mahkemeye bildirmeye mecburdur. Mahkeme bu takdirde şirketin iflasına karar verir. Ancak, şirketin mali durumunun düzelebileceğine ilişkin olumlu kanı oluştuğu takdirde, yönetim kurulu veya bir alacaklının talebi üzerine mahkeme iflas kararını vermeyi erteleyebilir. Bu takdirde mahkeme, envanter tanzimi veya bir yeddiemin tayini gibi şirket mallarının korunması için gerekli tedbirleri alır. 2- Şirketin Defterlerini Tutma ve Dönem sonu Bilançosunu Düzenleme ( TTK. md. 325-326 ) Yönetim kurulu, şirketin tutulması gereken defterlerini tutmak ve geçen faaliyet yılına ait dönem sonu bilançosunu yasa hükümlerine uygun olarak düzenlemek ve genel kurul toplantısından en az on beş gün önce pay sahiplerinin incelemesine sunmakla zorunludur. 3- Yıllık Faaliyet Raporunun Düzenlenmesi ( TTK. md. 327 ) Yönetim kurulu, genel kurula sunmak üzere , her faaliyet yılı sonunda dönem sonu bilançosunun dışında , şirketin ticari, mali ve iktisadi durumunu, yapılan faaliyetlerin özetini, ayrılacak yedek akçe tutarını ve kar dağıtım tutarını gösterir yıllık faaliyet raporunu hazırlamak zorundadır. Bu rapor, genel kurul toplantısından en az 15 gün önce pay sahiplerinin incelemesine sunulur. 4- Personel İstihdamı ( TTK. md.328) Personelin istihdamı, ana sözleşmede genel kurula ait olduğuna ilişkin bir hüküm bulunmadığı takdirde, yönetim kuruluna aittir. Yönetim Kurulunun Sorumluluğu : Yönetim Kurulu üyeleri , şirket adına yapmış oldukları her türlü sözleşme ve faaliyetlerden dolayı şahsen sorumlu olamazlar. Ancak aşağıda yazılı durumlarda gerek şirkete, gerekse münferit pay sahiplerine ve şirket alacaklılarına karşı müteselsilen sorumludurlar. ( TTK. md. 336 ) 1- Hisse senetleri bedellerine mahsuben , pay sahipleri tarafından yapılan ödemelerin ( apel ) doğru olmaması, 2- Tahakkuk eden ve ödenen kar paylarının ( temettü – dividant ) doğru olmaması, 3- Yasal olarak tutulması gereken defterlerin mevcut olmaması veya bu defterlerin kayıt nizamına uygun olarak tutulmaması, 4- Genel kurulda alınan kararların sebepsiz olarak yerine getirilmemesi, 5- Gerek yasaların, gerekse ana sözleşmenin kendilerine yüklediği diğer görevlerin kasıtlı olarak veya ihmal neticesinde yapılmaması, Yukarıda beş madde halinde belirtilen görevlerden herhangi birisi, TTK.md.319 gereğince yapılan görev dağılımı sonunda yönetim kurulu üyelerinden birine ait ise, sorumluluk ancak ilgili yönetim kurulu üyesine ait olup, o görevden dolayı diğer yönetim kurulu üyeleri müteselsilen sorumlu değillerdir. TTK’ nun yönetim kurulu üyelerine yüklediği görevler ve sorumluluk bu makalenin kapsamı ile sınırlı olmak üzere yukarıda belirtilmiştir. Ancak belirtilen bu görevler ve sorumluluk yanında, her olayın özelliğine göre, özenli bir anonim şirket yöneticisinin haiz olduğu özen ve sadakat borcu genel anlamda ve her olaya uygulanması gerekli kanundan doğan başlıca görevdir. Bu bağlamda, Yönetim kurulu üyeleri, şirket işlerinde azami dikkat ve basireti göstermelidirler. 41- Denetim Kurulu ( Denetçi – Murakıp ) TTK’ nun 347. maddesine göre; Anonim şirketlerde, beşten fazla olmamak üzere bir veya daha çok denetçi bulunur. Denetçi sayısı birden çok ise bir denetim kurulu oluşturulur. ( TTK. md. 336 ) Denetçiler genel kurul kararıyla pay sahiplerinden veya pay sahibi olmayanlar arasından, kuruluşta ilk defa bir yıl için daha sonraki genel kurullarda ise en fazla üç yıl için genel kurul tarafından seçilirler. Görev süreleri sona eren denetçiler tekrar seçilebilirler. Denetçiler aynı zamanda yönetim kurulu üyesi olamazlar ve şirkette başka görevler üstlenemezler. Görevi biten yönetim kurulu üyeleri, genel kurulda ibra edildikleri takdirde denetçiliğe seçilebilirler. Denetçinin T. C. vatandaşı olması gerekmektedir. Birden fazla denetçinin olması halinde ise yarısından bir fazlasının T. C. vatandaşı olması gereklidir. Denetçilerin tayin ve azilleri, yönetim kurulu tarafından ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir. ( TTK. md. 352 ) Denetçilerin Görevleri : Denetçilerin görevleri, şirketin işlemlerini denetlemektir. Bu bağlamda denetçilerin görevleri aşağıda maddeler halinde belirtilmiştir. ( TTK. md. 353,354,355,356,357) Dönem sonu bilançosunun oluşum sürecinde, Şirketin yönetim kurulu üyeleriyle bağlantılı çalışarak, bilançonun düzenlenmesine yönelik faaliyetleri ve yöntemleri tespit etmek. Şirketin faaliyetlerinden bilgi sahibi olmak ve mali nitelikteki işlemlerin kayıt nizamına uygun kayıtlarının yapılmasını sağlamak amacıyla en az , altı ayda bir defa şirketin defterlerini incelemek. Üç aydan fazla ara vermemek üzere, sık sık ve ansızın şirket veznesini denetlemek. En az ayda bir defa şirketin defterlerini inceleyerek rehin , teminat veya emanet olarak şirkette bulunan her türlü kıymetli evrakın mevcut olup olmadığını tespit etmek ve kayıtlara alınmasını sağlamak. Ana sözleşmede pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına katılmaları için gerekli şartların yerine getirilip getirilmediğini incelemek. Bütçe ve bilançoyu denetlemek. Tasfiye işlemlerine nezaret etmek. Yönetim kurulunun ihmali halinde genel kurulu, olağan ve olağanüstü olarak toplantıya davet etmek. Genel kurul toplantılarında bulunmak. Genel kurul üyelerinin kanun ve ana sözleşme hükümlerine uymalarını sağlamaya yönelik denetim yapmak. Genel kurula sunulmak üzere, bilançoya ve şirketin mali durumuna ilişkin görüş içeren yıllık rapor hazırlamak. Denetim faaliyetleri sürecinde tespit ettiği eksiklik, yolsuzluk v.b. konulara ilişkin olarak üst makama, yönetim kurulu başkanına ve gerektiğinde genel kurula ihbar mükellefiyetini yerine getirmek. Genel Kurulu gerektiğinde olağanüstü toplantıya davet etmek. Pay sahiplerinin şikayetlerini araştırmak . Yönetim kurulunun toplantılarına katılmak. Denetçilerin görevleri, ana sözleşme veya genel kurul kararıyla sınırlandırılamaz. Denetçilerin Sorumlulukları : Denetçiler, görev yaptıkları süre içinde öğrendikleri bilgileri münferit pay sahiplerine ve üçüncü kişilere açıklayamazlar. ( TTK. md .358 ) Denetçiler, kanun veya ana sözleşme ile kendilerine yükletilen görevlerini hiç veya gereği gibi yapmamalarından doğan zararlardan dolayı kusursuz olduklarını ispat etmedikçe müteselsilen sorumludurlar . ( TTK. md. 359 ) 42- Genel Kurul Genel Kurul, anonim şirketin bütün pay sahiplerinin temsil edildiği en yetkili karar organıdır. Genel Kurul, pay sahiplerinin veya onların vekaletname verdiği vekillerinin yasal prosedürlere uygun olarak toplanmalarından meydana gelir. Bu organ, sürekli görev yapan bir organ değildir. Pay sahipleri Türk Ticaret Kanunu ve anonim şirket ana sözleşme hükümlerine göre olağan ve olağanüstü olmak üzere toplanarak yetkilerini kullanırlar. Olağan genel kurul toplantısı, her hesap devresi sonundan itibaren altı ay içinde ve en az yılda bir defa olmak zorundadır. 5- ANONİM ŞİRKETLERDE BİLANÇONUN OLUŞUM SÜRECİ Yönetim kurulu, ana sözleşmede yazılı hesap döneminden itibaren 3 ay içinde geçen faaliyet dönemine ait bilanço ile gelir tablosunu kanun hükümleri gereğince düzenleme ve genel kurul toplantısından en az 15 gün önce pay sahiplerinin incelemesine sunmakla görevlidir. Yönetim kurulu tarafından düzenlenecek bilançonun muhasebenin temel kavramlarına , genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine , muhasebe standartlarına, tekdüzen hesap planına, standart bilanço tipine ve ilgili yasa hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş olması gerekir. Türk Ticaret Kanunu’ nda yalnız bilançodan bahsedilmiş ise de gelir tablosununda birlikte düzenlenmesi gerekmektedir. Yönetim kurulu, geçen faaliyet dönemi sonunda bilanço ile gelir tablosundan başka şirketin ticari, mali, iktisadi durumunu ve yapılmış işlerin içeriğini, gelecekte yapılması düşünülen işler hakkındaki görüşlerini kapsayan bir rapor düzenleyerek genel kurul toplantısından 15 gün önce pay sahiplerinin incelemesine sunmakla görevlidir. Yönetim kurulu tarafından hazırlanacak bu raporun özen, sadakat ve doğruluk ilkelerine bağlı kalınarak bütün pay sahipleri tarafından anlaşılır bir tarzda yazılması gerekir. TTK madde 377’ ye göre, bilançonun onaylanması hakkındaki müzakere çoğunluğun ya da şirket sermayesinin onda birine sahip olan azınlığın talebi üzerine bir ay sonraya bırakılır, durum pay sahiplerine bildirilir ve usulüne göre ilan edilir. Ancak azınlığın talebi üzerine bir defa ertelendikten sonra tekrar müzakerelerin geri bırakılmasının talep edilebilmesi için bilançonun itiraz edilen kısımları hakkında gereken açıklamanın yapılmamış olması şarttır. Bilançoya ilişkin görüşmeler ertelenmiş olsa dahi, genel kurul, yönetim kurulu seçimini yapabilir. Çünkü seçim bilançoya bağlı bir gündem maddesi değildir. Bilanço müzakerelerinin ertelenmesi durumunda bilanço ile ilgili bulunan ya da bilançoyu etkileyici nitelikte olan tüm gündem maddelerinin de ertelenmesi zorunludur. Anonim şirketlerde bilançonun tasdiki – onanması- önemli ve özellik arz eden bir konu olup uzun bir süreci kapsar. Bilançoyu Yönetim Kurulu hazırlar ve Genel Kurula sunar. Genel Kurul bilançoyu tasdik ederse bir problem yoktur. Ancak Genel Kurulda esas sermayenin en az onda birini temsil eden pay sahipleri tarafından “ bilanço gerçeği yansıtmıyor ” yönünde karar alındığı takdirde, bilanço kontrol edilmek üzere Yönetim kuruluna geri döner. Yönetim kurulu 1 ay içinde bilançonun aksayan yönlerini düzelterek tasdik için tekrar Genel Kurula sunar. Genel Kurulda tasdik edilmeyerek yönetim kuruluna geri dönen bilançonun, gerçekleri yansıtabilmesi için özel denetçi tayin eder. (TTK. md. 348) Bütün bunların sonunda bilanço genel kurul tarafından hala tasdik edilmiyorsa, Yönetim kurulu ile ilgili sorumluluk davası açılır. Tayin edilmiş denetçi de, bu durumdan tamamen sorumludur. 6- İBRA Anonim şirketlerde yönetim kurulunu ve denetçileri ibra etmek yetkisi genel kuruldadır. Genel kurulda usulüne uygun olarak alınan ibra kararı, yönetim kurulunun ilgili hesap dönemlerine ilişkin olarak aklanması ve sonuçta bütün işlemlerin hukuki ve iktisadi sonuçlarının benimsenerek tasvip edildiği anlamındadır. Böyle olunca, bir yandan güven duygusu açıklanmış ve diğer yönden de tüm işlemler için sorumluluk doğmadığı açıklanmış olmaktadır. İbra kararı ve hukuki niteliği, çeşitli hukuk sistemlerinde farklı şekilde yorumlanmıştır. Uygulamada ibra kararları genellikle, bütün yönetim kurulu üyeleri için geçerli olacak şekilde ve bütün faaliyet dönemini kapsayacak biçimde tek bir oylama sonucu verilmekte ve yönetim kurulunun ibra edilmiş olduğu formülü olarak ifade olunmaktadır. Ancak ibra kararı kısmi olabilir veya yönetim kurulunun bazı üyeleri için söz konusu olup diğer üyeleri kapsam dışı bırakabilir. Yönetim kurulunun faaliyet döneminin belli bir kısmı için verilebilir. Genel kurulun açıkça ibra kararı vermeyip, ancak bazı işlemleri tasvip etmesi ve benimsemesi, o işlemler için ibra kararı şeklinde yorumlanır. 7- BİLANÇONUN ONANMASI / YÖNETİM KURULUNUN İBRASI TTK. madde 380’ e göre; bilançonun onanması yönü ile yönetim kurulunun ibrasından söz edebilmek için, bilançonun gerçeği yansıtması ve açık olması gerekmektedir. Bu nedenle bilançonun onanmasından sonra dahi, ortaklardan gizlenen ya da bilançodan kolaylıkla anlaşılamayan hususlardan dolayı yönetim kurulu üyeleri, müdürler ve denetçiler hakkında sorumluluk davası açılması mümkündür. Genel kurul tarafından bilanço onanmamış ve yöneticilerin aklanmasına karar verilmemiş ise, bu kişiler genel kurul kararı aleyhine -şirket aleyhine- karar tarihinden itibaren üç ay içinde şirketin merkezinin bulunduğu yerdeki mahkemeye müracaatla iptal davası “ibra davası” açabilirler , ( TTK.md.381 ). Genel kurulun olağan ya da olağanüstü toplantısında mevcut oyların çoğunluğuyla ibra kararı verilir. Burada ağırlaştırılmış nisap ( yeter sayı ) sözkonusu değildir. Ancak, TTK‘nun 310 . maddesine göre, kurucular ile yönetim kurulu üyeleri ve denetçilerin kuruluştan doğan sorumluluktan ibra yolu ile kurtulabilmeleri için, esas sermayenin onda birini oluşturan pay sahiplerinin ibraya karşı çıkmamaları gerekir. Aksi durumda ibra gerçekleşemez. Yine, bu maddeye göre, bu kişiler şirketin tescil tarihinden itibaren dört yıl geçmeden aklanamazlar. İbra yetkisi sadece genel kurula aittir, başka bir organa devredilemez. SONUÇ Genel kurulun bilançoyu tasdik edebilmesi için Bilanço Hukuku ‘ na uygun düzenlenmiş olması gereklidir. Bilanço Hukuku , bilançonun açıklık ve doğruluk ilkelerine, ekonomik gerçeklere , yasa hükümlerine, muhasebenin temel kavramlarına , genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine , muhasebe standartlarına, tekdüzen hesap planına, standart bilanço tipine uygun olarak düzenlenmesini sağlamaya yönelik kurallar bütünüdür. YARARLANILAN KAYNAKLAR ALTUĞ,O. : Muhasebe-Hukuk İlişkileri, Türkmen Kitabevi Yayınları, İstanbul,1999. ATAMAN,Ü. : Şirketler Muhasebesi, Türkmen Kitabevi Yayınları, İstanbul, 2005. DOĞAN,A.A.: Sermaye Şirketleri Kuruluş ve Genel Kurul Rehberi, 2.Bası,Turhan Kitabevi Yayınları, Ankara, 1998. DOĞRU, Y. : İşlem Prosedürleri, Doğa Basın Yayın, İstanbul, 2000. KUMKALE,R.: Muhasebeci için Rehber, As Yayınları, 1.Baskı , Ankara, Nisan- 2001. ÜNLÜ,C. : Şirketlerin Kuruluş ve Tasfiye İşlemleri Rehberi, 3.Baskı, Gözlem Yayıncılık, Ankara, Nisan-1997. Türk Ticaret Kanunu ve İlgili Mevzuat.